Définition

L’onboarding est un processus d’intégration instauré par une entreprise pour l’arrivée d’un nouvel employé. Il s’agit des différentes actions mises en place pour accueillir un nouvel arrivant. Ce processus entre généralement en vigueur dans le prolongement du processus de recrutement.

À l’inverse, l’offboarding est la période précédant le départ d’un salarié. Ce processus permet de mieux gérer cette étape finale et d’accompagner la fin à la relation contractuelle.

Dans les deux cas, ces procédures sont mises en place pour faciliter et accompagner l’arrivée ou le départ d’un collaborateur. Elles sont généralement portées par le manager, le chef d’équipe concerné ou la Direction des Ressources Humaines.

Avec la guerre des talents que connaissent les entreprises, l’onboarding est aujourd’hui une véritable stratégie à mettre en œuvre; tout comme l’offboarding.

Ce n’est pas parce qu’une personne ne fait plus partie de l’entreprise qu’elle ne donne plus son avis sur cette dernière. Cela signifie que ces processus doivent être réfléchis en amont.

Avantages

Ces procédures ont de nombreux avantages. Il s’agit réellement d’une stratégie win-win pour les collaborateurs et pour l’entreprise.

En effet, l’onboarding va permettre au nouvel arrivant de découvrir, de s’imprégner de la culture de l’entreprise, de se familiariser avec son environnement de travail et de socialiser avec ses nouveaux collaborateurs. Il développera alors un sentiment d’appartenance plus solide.

Un processus de recrutement engage un certain coût pour l’entreprise, l’onboarding est donc une solution concrète pour éviter les départs précipités et diminuer le turn-over, et donc des pertes financières.

À l’instar de l’onboarding, un processus de départ de qualité permet de rester en bon termes avec le collaborateur sortant de l’entreprise. Il sera alors un véritable ambassadeur pour l’organisation et viendra renforcer  une image positive de la marque employeur

Bonnes pratiques

Il n’y a pas de règles préétablies pour réussir un onboarding ou un offboarding. Tout dépend des organisations et de leur culture. Mais voici quatre bonnes pratiques fréquentes qui pourront vous aider.

Mettre en place un pré-processus

Le processus n’entre pas en vigueur uniquement le jour de l’arrivée ou du départ du collaborateur. Il y a toute une phase de préparation en amont. 

On appellera “pré-onboarding” la projection de l’arrivée du nouvel arrivant. L’anticipation de ses besoins en termes de matériels, d’accessibilité, etc. L’annonce en interne de son arrivée et la planification d’un programme d’accueil avec l’équipe.

La phase de “pré-offboarding” permettra de gérer la partie administrative et les procédures contractuelles pour être plus serein lors du départ. Là aussi, il est possible d’établir un programme pour la fin de contrat au sein de l’organisation.

Démocratiser le parrainage

Un membre de l’équipe peut prendre le rôle de parrain, il agira en tant que guide ou mentor. Il accompagnera le nouveau collaborateur pour son insertion au sein de l’entreprise, il lui transmettra les us et coutumes, les valeurs et la culture d’entreprise.

Dans la même optique, le collaborateur sortant peut lui-même endosser ce rôle pour transmettre directement son savoir à son équipe ou la nouvelle recrue qui va le remplacer.

Cette approche dépourvue de hiérarchie met les collaborateurs plus facilement en confiance et sont alors plus engagés.

Encadrer le premier jour et le dernier

Soignez ces jours cruciaux. “On a jamais une seconde chance de faire une première bonne impression”, il est donc primordial de prendre cette étape au sérieux.

Il est possible d’organiser un petit-déjeuner avec l’équipe pour créer une ambiance conviviale.

Pour un nouveau collaborateur, présentez lui les locaux, son espace de travail pour qu’il prenne ses marques. Transmettez lui les documents d’accueil pour qu’il puisse se nourrir d’informations, présentation de l’entreprise, plaquettes, livret d’accueil, …

Un pot de départ est toujours bien vu et marque positivement les esprits.

Demander des retours

Cette étape, souvent oubliée, est pourtant toute aussi importante. En effet, le but est aussi d’apprendre et d’avancer grâce à ses collaborateurs. Demandez leurs avis et retours afin d’identifier clairement les axes d’amélioration ? 

Plus ces processus seront réussis, plus vos collaborateurs renforceront leur bien-être au travail.

« Prenez soin de vos employés et ils prendront soin de vos affaires. » Richard Branson